メールの送り方のマナー・メール送信までの流れ

こんにちは。
企業と連絡をとる際に使うことが多い「メール」。
学生のうちはあまり使う機会もないかもしれませんが、就職活動ではたくさん使います。
今回はそんなメールを送るときのマナーについてご紹介します。

メールの送り方のマナ

メールを送る場面なのか考える

メールは急ぎの要件のものには使いません。遅刻や当日の欠席の連絡は電話で行ないます。

メールアドレスについて

メールアドレスは学校指定のものを使うか(ac.jpのもの)、就職活動用に新しくフリーアドレスなどで作ります。フリーアドレスを作るときはメールアドレスにも気を付けましょう。キャラクター名やlove、意味のない文字の羅列などは使わず

【自分の名前】.【大学名】@Gmail

など分かりやすいもので組み立てます。

件名は分かりやすく・返信の時は件名を変えない

メールの件名は見ただけで内容がわかるものにします。

☆などの記号や顔文字は使いません。また、相手から来たメールに返信するときは件名を変えてはいけません。たまに【Re:】を消す学生さんがいますが、Reは返信であることを相手につたえるものなので消さないようにします。

相手の名前をはじめに入れる

ビジネスメールでは誰に当てたのかを一目でわかるようにするのがルールです。同じメールアドレスを複数の人が見ていることもありますので、必ずだれ宛なのか分かるようにします。
株式会社〇〇など正式な会社名と担当者の名前+様という風に書きましょう。


○○株式会社
人事担当 △△様

自分の名前を名乗る

大学名と自分の名前を名乗ります。名前はフルネームで書きます。これも毎回忘れないように名乗るようにしましょう。初めてメールを送る場合には「△△と申します」。2回目以降は「△△です」と名乗るのが自然です。


○○大学 ○○学部
△△ と申します

本文は分かりやすく簡潔に

メールの本文は見やすくまとめます。
1行に入れる文字数は30文字程度にし、適度に改行します。しかし改行のし過ぎや空白を入れすぎると逆に見づらくなってしまうので注意しましょう。
5行を1段落の目安にし、段落ごとに1行ごと空けます。内容が変わるときには次の段落に移動しましょう。
また?や!は使いません。


先日はお忙しい中お時間をいただきましてありがとうございました。
さて、次回の面接の日程なのですがあいにくとその日は予定がありどうしてもお伺いすることができません。
大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更していただくことはできますでしょうか。

勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、よろしくお願いします。
尚以下の日程でしたら貴社にお伺いできます

返信する時は

相手から来たメールの本文は消さずにそのまま送り返します。前のメールをけしてしまうとその前にどんなやり取りをしていたのかがわからなくなり、もう一度調べ直さなければいけなくなってしまうからです。

最後の挨拶は簡単に

メールの締めくくりは
「よろしくお願いします」や「当日はよろしくお願いします」など簡潔なあいさつで締めくくりましょう。


ご連絡ありがとうございます。
では〇月×日 13:00~お伺いします。

当日はよろしくお願いいたします。

署名を入れる

メールの最初でも名乗りますが、本文の最後にも大学名、名前、連絡先をいれます。これは、企業がメールを見て緊急で電話をしなければいけなくなった時にすぐ見つかるようにするためです。署名は素業開けた後、線などを引いてここからが署名であるというのを明らかにしておくといいですね。
ついつい忘れがちですが、忘れないようにメールの最後に入れる癖をつけておきましょう。


~~~~です。
宜しくお願い致します。

【自分の名前】
―――――――――――――――
○○大学 ○○学部
就活 太郎
080-××××―○○○○
Syuukatu@*****.co.jp

まとめ

いかがだったでしょうか?
メール文章のテンプレートは検索するとたくさん出てきます。そういったテンプレートを見ながらポイントを押さえたメールを送るようにしましょう。

投稿者:NSA Staff

2017年06月02日更新