基本的なビジネスマナー・電話のかけ方

こんにちは。
日本語の壁は就職活動において大きいですよね。
相手が何を言っているのかわからない、自分が言いたいことをなんて言って伝えればいいのかがわからないなんてことになったら大きなマイナスになってしまいます。

そんな中でも基本的な敬語や電話のマナーだけでもできることは大きなステータスになります。今回は電話についてご紹介します。

電話の仕方

まずはかける時間から

企業に電話をする時間は「14:00~17:00くらいがベスト」です。
9:00や10:00にはじまる会社が多いため、会社が始まったばかりの時間に電話を掛けるとばたばたしているため迷惑になってしまいます。
11:00~13:00まではランチを取っている会社が多いのであなたが連絡をした時に担当の人がいないかもしれません。だから連絡は午後が良いですね。
17:00よりも後は会社自体が終わってしまっている場合が多いのでさけた方がいいでしょう。

自分からかけるときにはまず

  • 自分が誰なのか
  • 誰に用があるのか
  • どんな要件なのか

例えば
「〇〇大学の◇◇です。面接の件で人事担当の△△さんにお話があるのですが、△△さんはいらっしゃいますか?」
といった形ですね。ここでのポイントは、自分の名前をゆっくりと伝えることです。

留学生のみなさんの名前は、日本人にはなじみが薄く、聞き取り辛いことがあります。電話の対応をしてくれた人が間違えないようにゆっくりと話しましょう。

電話を担当者の人に変わってもらったら、もう一度名前を名乗ります。
「〇〇大学の◇◇です。面接の件でお電話させていただきました」
と、もう一度名前をゆっくりと伝えます。そのあと自分の要件を言いましょう。

例えば「○○日に予定していた面接なのですが、学校の授業とかぶってしまい、時間をずらしていただけませんか?」や、「○○時に面接の予定でしたが、電車が遅れていて、10分くらい遅れます」といった形ですね。

要件をつたえたら、御礼を言って電話を切ります。
「失礼いたします」と言って切り、相手が受話器を置くまで電話をこちらからきらないのがマナーです。

注意すること

ビジネスにおいて「もしもし」という言葉は使いません。日本語で使ってしまいがちですが、会社にかけるときは使わないようにしましょう。

また、もしあなたが約束に遅れてしまいそうだと思ったら、その時は必ず企業に電話をいます。

例えおくれるかまだ分からない状態でも、5分しか遅れないとしても、連絡は必ずしましょう。「遅れる」ということに対して日本人はとてもシビアです。1分でも遅刻した時、それはあなたがどれだけ優秀でも落とされる原因になってしまいます。
遅刻する場合は、時間に関わらずすぐに電話をします。もし担当者がいなくても、別の人に遅れることを伝えてもらいましょう。

いかがだったでしょうか?
電話のマナーを守って印象を良くしましょうね。

電話の例

受付の人が出たら
「お忙しいところしつれいします。わたくし○○大学の△△と申します。本日の面接の件でお電話させていただきました。人事担当の◇◇様はおてすきでしょうか?」
担当者が出たら
「お忙しいところしつれいします。わたくし○○大学の△△と申します。本日13:00から面接の予定だったのですが、電車が遅れているため、10分ほど遅刻してしまいそうです。申し訳ございません」
だいたいここで担当者の人が「分かりました、気を付けてきてください」と言ってくれます。
「申し訳ございません。ありがとうございます。失礼いたします」

ポイントはゆっくりと話すこと、要件を手短に伝えることです。
相手も忙しいですので、要領をえない長い話は止めましょう。

投稿者:NSA Staff

2017年05月26日更新