質問時のポイント

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※こちらは企業に就職したあと、参考にして頂ける記事内容になっております。

質問をする際に大切なのは、”タイミング”と”質問内容”です。みなさんはこの2点を気をつけられていますか?

  1. タイミング
    • 忙しそうなときは控える
    • 質問内容の緊急性を考えて、緊急性の低いものは後でまとめて聞く
    • 小出しに聞かない
  2. 質問内容
    • “今”聞かなければならない質問なのか
    • 聞かなければその他の作業も止まってしまうほどの質問か
    • 何を知りたいか整頓できているか

質問前にワンクッションを置く

  • 今、お時間よろしいでしょうか?
  • ※5分ほどお時間いただけますでしょうか?(所要時間などを具体的に言うとなお良い)

  • 質問があるのですが、今やっている作業の切りが良いタイミングでお声がけお願いできますでしょうか?
  • チャットで質問を送ったので、お時間よろしい時にご確認の程よろしくお願いいたします。

これらは全て相手を思いやってこその行動です。作業をしている時に、側で立って待つと相手を急かしてしまうことにもなりかねません。気をつけてくださいね。

質問や相談の内容の組み立てについて

  1. 確認
  2. →質問をYes/Noで答えられるようにまとめる

    例えば…
    「○○さん、この書類の署名は○○さんで良いですか?」
    「○○さん、この書類の□□□の部分で△△は間違っていると思うのですが、✕✕に直してよろしいですか?」

    このように、相手がYes/Noで答えられるような回答まで質問内容をまとめることが大切です。

  3. 質問
  4. →指示を仰いだり、意見を求めたりする場合は、まず時間の確保をすること

    例えば…
    「○○さん、□□について質問があるのですがよろしいですか?」

    この時、代案や自分の意見をあらかじめ用意しておくとスムーズに進みやすいです。加えて、回答がすぐに出ないような場合は”いつまでに”その回答が必要なのかを伝えるべきです。その際はリマインドをする必要があることを忘れないで下さい。

  5. 説明を受けたい
  6. →これは時間がかかるものです。

    • 時間を確保すること
    • 優先順位を考えることが必須

    この2点を心がけてください。特に”優先順位”に関しては、相手の作業を止めるほど必要なことなのか」「自分でインターネット等で調べてもわからないことなのか」という点をよく考えて相手に質問を投げかけるべきです。

まとめ

質問をするという行為は、「相手の時間をもらう」ということ。ただ、わからないことをそのままにして作業が止まってしまうのは一番良くないことですので質問をする前にしっかり準備(整頓)し、やり取りをスムーズにすることが質問を投げかける相手への礼儀だと言えると思います。

投稿者:Ikuko

2016年06月07日更新